Reglement Kompas (voor aanvragen vanaf 1 januari 2025)

Artikel 1.- Doelstelling

Met deze subsidie willen we (kleinere) publieksgerichte initiatieven van lokale actoren ondersteunen in de Kusterfgoedregio (Middelkerke, Oostende, Bredene, De Haan, Blankenberge).  

Het initiatief is gericht op zorg en ontsluiting van het roerend en immaterieel erfgoed¹.

Artikel 1.- Doelstelling

Met deze het Groot kompas begeleidt en ondersteunt Kusterfgoed grotere cultureel-erfgoedprojecten van lokale actoren die binnen de beleidsdoelstellingen van de erfgoedcel passen (er worden met andere woorden acties uit het beleidsplan gerealiseerd). Belangrijk hierbij is dat het projectresultaat of het traject een meerwaarde creëert voor de cultureel-erfgoedgemeenschappen binnen het werkingsgebied. 

De samenwerkingsprojecten zijn gericht op de zorg voor en ontsluiting van roerend en immaterieel erfgoed¹. Het kan dus zowel gaan om behoud- en beheerprojecten als om publieksgerichte of participatieve initiatieven. Het project kan over meerdere jaren lopen.

Artikel 2.- Doelgroep

Volgende initiatiefnemers kunnen een aanvraag voor een klein kompas indienen:

• (erfgoed)verenigingen met werking in de Kusterfgoedregio (Middelkerke, Oostende, Bredene, De Haan, Blankenberge)

• individuele initiatiefnemers uit de Kusterfgoedregio (met domicilie of aantoonbare band²)

• instellingen (scholen, rusthuizen, ...) uit de Kusterfgoedregio

Artikel 2.- Doelgroep

Volgende initiatiefnemers kunnen een samenwerkingsproject aanvragen

• (erfgoed)verenigingen met werking in de Kusterfgoedregio (Middelkerke, Oostende, Bredene, De Haan, Blankenberge) 

• individuele initiatiefnemers uit de Kusterfgoedregio (met domicilie of aantoonbare band²)

• instellingen (scholen, rusthuizen, ...) uit de Kusterfgoedregio

• de gemeentebesturen Middelkerke, Oostende, Bredene, De Haan en Blankenberge

Artikel 3.- Beoordelingscriteria

§1. Het initiatief heeft minstens volgende kenmerken:

• nieuw³
• gericht op de ontsluiting en/of bewaring van cultureel erfgoed
• goed doordacht en realistisch
• publieksgericht
• staat open voor elke geïnteresseerde
• de minimale projectkost is 250 EUR
• er is geen winstoogmerk
• een duidelijk eindpunt, dat maximaal 2 jaar na de datum van goedkeuring aanvraagt valt

§2. Draagt bij tot een positieve beoordeling:

• het project sluit aan bij een ‘zomerthema’ van Kusterfgoed

• originaliteit⁴

Artikel 3.- Beoordelingscriteria

Bij de opmaak van de projectaanvraag en de uiteindelijke beoordeling door de raad van bestuur staan enkele criteria voorop. Het samenwerkingsproject heeft minstens volgende kenmerken:

• het project is een cultureel-erfgoedproject. Dit wil zeggen dat de inhoudelijke focus ligt op roerend of immaterieel erfgoed. Het project draagt bij tot de zorg, bewaring/borging of bekendmaking van dit erfgoed
• het project past binnen de beleidsdoelstellingen van Kusterfgoed, m.a.w. met het project wordt een actie uit het beleidsplan van Kusterfgoed gerealiseerd 
• voor het project wordt met meerdere partners samengewerkt. De erfgoedcel is altijd een van de partners 
• het project heeft geen winstoogmerk 
• het project wordt kwalitatief uitgevoerd. Dit wil zeggen dat beroep wordt gedaan op de nodige expertise om het project tot een goed einde te brengen.
• het project creëert een meerwaarde voor de erfgoedgemeenschap (bv. good practices, herbruikbaar concept, nieuwe methodiek, verzamelen en doorgeven van expertise,...) 
• de aanvrager en projectpartners hebben een eigen inbreng in de vorm van mensen of middelen

Volgende kenmerken dragen bij tot een positieve beoordeling:

• Het project legt de link naar andere sectoren (bv. toerisme, onderwijs, zorg,…)
• Het project heeft een blijvend en duurzaam effect

De raad van bestuur beslist op basis van de begroting en eigen inbreng over de toekenning van financiële en personele middelen ter ondersteuning van het project.

Artikel 4.- De ondersteuning vanuit Kusterfgoed

We geven met deze subsidie van maximum 1250 EUR als het ware een duwtje in de rug.  De uitbetaling gebeurt in 2 schijven: bij goedkeuring van het project wordt 30% overgeschreven.  Na indienen en goedkeuren van het evaluatiedossier wordt het tweede deel uitbetaald.

Kusterfgoed zal enkel bijdragen voor kosten die direct betrekking hebben op het cultureel erfgoed. Volgende kosten komen dus niet in aanmerking

• catering

• geschenken

• vervoerskosten

• standaard bureaumateriaal

• standaard nutsvoorzieningen

• inkledingsmateriaal (bv. bloemen, versiering)

• telefoonkosten 

Alle kosten die in aanmerking worden genomen voor de subsidie, moeten met geldige bewijsstukken (facturen, kassatickets, kostennota’s, …) aangetoond worden.

Voor projecten die aansluiten bij het zomerthema van Kusterfgoed kan de maximale subsidie in aanmerking komen, voor andere projecten is 1000 € het maximum.

Indien een rangorde moet opgesteld worden omdat het beschikbare budget niet in verhouding is tot het aantal aanvragen, zal rekening gehouden worden met de originaliteit van het initiatief.

Artikel 4.- De ondersteuning vanuit Kusterfgoed 

De ondersteuning bestaat niet noodzakelijk uit alle ondersteuningsvorm die hieronder opgesomd zijn. 

4.1 Financieel

• de financiële steun van Kusterfgoed wordt bepaald op basis van de inhoud, de begroting en de eigen inbreng van het project

• De financiële steun aan participerende gemeenten, kan maximaal 1/3de van hun jaarinbreng aan Kusterfgoed bedragen

• De kosten worden aangetoond met geldige bewijsstukken (facturen, kassatickets, kostennota’s) 

• Kusterfgoed zal enkel bijdragen voor kosten die direct betrekking hebben op het cultureel erfgoed. Volgende kosten komen dus niet in aanmerking

  • catering

  • geschenken

  • vervoerskosten

  • standaard bureaumateriaal

  • standaard nutsvoorzieningen

  • inkledingsmateriaal (bv. bloemen, versiering)

  • telefoonkosten

4.2 Inhoudelijk

De medewerkers van Kusterfgoed volgen het project inhoudelijk mee op en werken dit samen met de aanvrager uit. Deze inhoudelijke ondersteuning kan zich vertalen in: 

• trajectbegeleiding (bv. behoud- en beheertraject voor een bepaalde collectie, opmaken van een collectiebeheersplan, begeleiding van brainstormsessies, behalen van een kwaliteitslabel of opname op een inventaris, ontwikkeling van een vormingstraject, registratie- of herverpakkingstraject van een collectie,…) 

• deelname aan een stuurgroep (bijwonen vergaderingen, opnemen afgesproken taken,…)

• uitvoeren deelaspecten van het project (communicatie, verzorgen workshops, onderzoek, organisatie scanmomenten,…)

• organisatie van vormingen die binnen het project passen.  In dit geval zal de vorming ook opengesteld worden voor andere erfgoedspelers uit de regio

Wanneer een nauwe betrokkenheid van de erfgoedcel verwacht wordt, is deze aanvraag en voorafgaand overleg noodzakelijk om de nodige personeels- en financiële middelen te kunnen vrijmaken, zie ook 6.1.

4.3 Logistiek

Kusterfgoed beschikt over een uitleendienst waar erfgoedspelers gratis gebruik van kunnen maken. Daarnaast kan de aanvrager ook beroep doen op het standaardaanbod verpakkingsmateriaal. 

Kusterfgoed voorziet kosteloos begeleiding bij het gebruik van dit materiaal.

Artikel 5.- Verbintenissen bij goedgekeurde subsidie:

1. de steun van Kusterfgoed wordt bij elke communicatie vermeld, met correct logo

2. indien het om een activiteit gaat, wordt de activiteit gepubliceerd op Uit in Vlaanderen en kunnen vijf mensen van Kusterfgoed de activiteit gratis bijwonen

3. indien het om een publicatie gaat, worden minstens twee gratis exemplaren geschonken aan Kusterfgoed

4. Kusterfgoed wordt op de hoogte gehouden van de vorderingen in het proces.  In elk geval wordt informatie ter beschikking gesteld om het initiatief kenbaar te kunnen maken op de website van Kusterfgoed

5. de aanvrager is bereid om best practices en ervaringen te delen met het lokale en bovenlokale cultureel-erfgoedveld.

Artikel 6.- Procedure

6.1. Aanvraag

De initiatiefnemer dient minstens 2 maanden voor aanvang van het project een aanvraag in aan de hand van het beschikbare aanvraagformulier. Deze aanvraag bevat volgende zaken:

• omschrijving van het project

• beoogde doelgroep

• begroting

• beschrijving van de communicatie die gevoerd zal worden

De begroting bevat:

• alle gegevens omtrent inkomsten en uitgaven

andere subsidies of inkomsten (te vermelden in kolom inkomsten)

6.2. Beoordeling

De adviesgroep adviseert de Raad van Bestuur over het dossier.  

De raad van bestuur beslist over het al dan niet toekennen van de subsidie.

6.3. Uitbetaling 1ste schijf

Bij een positieve beslissing over het toekennen van een Klein kompas, wordt een eerste schijf van 30% overgeschreven op rekening van de aanvrager.

6.4. Evaluatie

Ten laatste 3 maanden na de realisatie van het initiatief, wordt een evaluatie ingediend, via het beschikbare formulier op de website van Kusterfgoed. 

Met dit formulier en de bijlagen toont de initiatiefnemer aan dat de doelstelling en de beoogde doelgroep werden bereikt.  De begroting is omgezet naar een definitieve rekening met geldige bewijsstukken ten bedrage van het volledige toegekende subsidiebedrag.

Erfgoedcel Kusterfgoed beoordeelt of aan alle voorwaarden van het reglement werd voldaan.  De raad van bestuur geeft op basis van dit advies al dan niet toestemming om (een deel van) de tweede schijf uit te betalen.

6.5. Uitbetaling 2de schijf

Indien voldaan werd aan alle voorwaarden van het reglement en de raad van bestuur goedkeuring geeft, wordt een tweede schijf van 70% of maximum 700 EUR uitbetaald.  Dit bedrag wordt bepaald op basis van het definitieve kostenplaatje en voor zover de budgetten van de erfgoedcel het toelaten.

Indien de Erfgoedcel onregelmatigheden vaststelt, wordt het dossier voorgelegd op de Raad van Bestuur, die oordeelt over het al dan niet terugvorderen van (een gedeelte van) de eerste schijf.